Helsingin kaupunki on Suomen suurin työnantaja - ja sen palkanmaksujärjestelmä ei toimi kunnolla. Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiiri on Suomen toiseksi suurin työnantaja - ja sen potilastietojärjestelmä ei toimi kunnolla.
Sekä Helsingin käyttämä Sarastia365 HR -henkilöstönhallintajärjestelmä että HUSin Apotti-potilastietojärjestelmä ovat valtavan mittaluokan julkisia hankintoja. Molempiin liittyy myös merkittävä määrä ongelmia ja toimimattomuutta.
Helsingin kaupungin palkanmaksuongelmista on tehty jo kaksi rikosilmoitusta, ja Apottiin liittyvä lääkärien tekemä kantelu on lähdössä Valviralle lähiviikkoina.
Muita viimeaikaisia esimerkkejä epäonnistuneista jättihankinnoista on vaikkapa Keski-Suomen sairaanhoitopiirin Aster-potilastietojärjestelmä.
Ongelmat ovat melko tyypillisiä: vuonna 2016 tehdyn tutkimuksen mukaan noin joka neljännes IT-projekti epäonnistuu täysin ja puolet tarvitsee merkittäviä lisätöitä.
Miksi suuret järjestelmähankinnat siis epäonnistuvat?
Hankintoihin erikoistunut konsultti Jussi Pyykkönen asiantuntijatoimisto PTCServices Oy:stä esittää neljä keskeistä syytä julkisten hankintojen epäonnistumiselle. Pyykkönen puhuu aiheesta yleisellä tasolla ottamatta kantaa yksittäisiin tapauksiin.
Ensimmäinen Pyykkösen listaama ongelma on liian suuret kokonaisuudet.
- Varsinkin suuret it-hankkeet tuppaavat paisumaan matkan varrella liian isoiksi, jolloin niitä on vaikeaa hallita, Pyykkönen sanoo.
Nyrkkisääntöä voi hakea hankkeeseen liittyvistä tavoitteista: nykyisin yksittäisellä hankkeella voi olla 5-10 toisistaan poikkeavaa tulostavoitetta, jotka saattavat olla vielä keskenään ristiriidassa.
- Tällaisessa tilanteessa olisi hyvä hetki viheltää pilliin ja miettiä, onko järkevää yrittää saada kaikkia näitä yhteen hankkeeseen.
Esimerkiksi Apotti-järjestelmässä pyrittiin rakentamaan tietojärjestelmää, joka yhdistää sosiaali- ja terveydenhuollon käytössä olevat järjestelmät. Tämä on kansainvälisestikin arvioituna ainutlaatuinen ja kunnianhimoinen tavoite.
Kuitenkin juuri potilastietojen liikkuminen järjestelmän sisällä on koettu lääkärien työssä Apotin keskeiseksi ongelmaksi. Tietoja on vaikea löytää, potilaan lääkelista ja aiempi hoitohistoria ovat epäselviä, epikriisit eivät palaudu lähettävälle lääkärille terveyskeskukseen, kriittisen tärkeitä hoito-ohjeita jää saapumatta perille.
Usein jopa puolet potilaan kohtaamiseen käytettävästä ajasta menee yksinkertaisten perustietojen kirjaamiseen, koska järjestelmän käyttö on sekavaa, monivaiheista ja työlästä. Kaikki edellä mainitut ongelmat ovat lääkärien kirjaamia Apottiin liittyviä ongelmia.
Pyykkösen mukaan hankintalainsäädäntö lähtee siitä, että hankintoja kannustetaan palastelemaan useampiin pienempiin osiin.
- Hyvä lähtökohta on useampi pieni kokonaisuus, joille on määritelty selkeät tulokset. Tällaiselle mallille voi rakentaa selkeän kannustemallin. Eli ei kymmentä näkökulmaa vaan yksi selkeä maali, jota haetaan.
Pyykkösen toinen päähuomio on osin seurausta ensimmäisestä, eli liian suuriksi paisuneista kokonaisuuksista.
- Jättimäiseen hankintakokonaisuuteen on vaikeaa tehdä hyvää taloudellista kannustinmallia. Pitäisi olla palkitsemismalli, joka perustuu siihen, mitä toimittaja saa aikaiseksi.
Pyykkösen mukaan nykyinen toimintamalli on usein perinteinen: julkinen sektori esittää pitkän toivelistan, ja yritys lupaa toimittaa listan mukaisen järjestelmän sovitulla hinnalla.
Jos palkkiomalli olisi tulosperusteinen, raha liikkuisi vasta silloin, kun tuloksia on saatu aikaan.
Esimerkiksi rakennuspuolella käytetään jo hyvällä menestyksellä niin sanottuja allianssimalleja, joissa kaikki osapuolet ovat sitoutuneet niin tavoitteisiin kuin riskeihin.
- Tällaisesta on hyvät näytöt, esimerkiksi vaikka Tampereen rantatunneli. Tämä on täysin uudenlainen sopimusmalli julkisen ja yksityisen sektorin kesken niin, että molemmat osapuolet osallistuvat sekä hyötyjen että riskien jakoon.
Pyykkösen mukaan Suomesta puuttuu hankintalaskennan syväosaamista. Tarvittaisiin nykyistä suurempi joukko ihmisiä, jotka ymmärtävät kannustinmalleja ja sopimusten noudattamiseen liittyviä kysymyksiä.
- Tällaiset kysymykset voivat olla vaativia, ja nykyisin moni joutuu ratkomaan niitä oman toimen ohella.
Kysymys on viime kädessä hankintoja toteuttavien organisaatioiden sisäisistä priorisoinneista: kuinka moni ihminen koulutetaan siihen, että heillä on kyvykkyys ja taidot tehdä vaativia hankintoja.
Tilanne on ainakin osin seurausta digitaalisaatiosta ja 1990-luvulta jatkuneesta kulttuurisesta muutoksesta. Vielä 30 vuotta sitten it-hankkeita ei käytännössä ollut, korkeintaan yksinkertaisia atk-laitteisiin liittyviä hankintoja.
- Nykyisin lähes kaikki on enemmän tai vähemmän tekemisissä digitaalisten järjestelmien kanssa. Muutos on ollut suuri ja yhteiskunta ei ole ihan pysynyt perässä.
Voit keskustella aiheesta lauantaihin 30.7. kello 23:een saakka.
Lue lisää:
Yli 200 lääkäriä tekee surullisenkuuluisasta potilastietojärjestelmä Apotista kantelun - sen mukaan järjestelmä vaarantaa potilasturvallisuuden
Uudet potilastietojärjestelmät maksavat satoja miljoonia, mutta niiden käytettävyys on surkea - lääkärin aika tuhraantuu klikkailuun
Riikka Valkonen sisuuntui ja teki rikosilmoituksen Helsingin palkanmaksusta: "En yhtään ihmettele, jos vapautuu sadoittain työpaikkoja"
Keski-Suomen sairaanhoitopiirin johtaja Juha Kinnunen erosi tehtävästään, puihin menneen Asterin yt:t päättyivät
Konsulttiyhtiön selvitys potilastietojärjestelmä Asterin hankinnasta: riskienhallinta puutteellista, kokonaiskuvan hallinnassa ja taloudessa epäselvyyksiä
Helsingillä on yhä 200 palkkaa kokonaan rästissä - järjestelmätoimittaja kiistää, että itse palkanmaksuohjelmassa olisi vikaa
Saana Hämäläinen kyllästyi odottamaan Helsingin kaupungin palkkoja ja irtisanoutui - kaupungin tavoitteena maksaa puuttuvat palkat tänään
TetraSys Oy.